Biasanya sebuah perusahaan tidak akan langsung membayar tunjangan atau beberapa hal yang berkaitan dengan pelaksanaan proses usaha. Dimana karyawanlah yang harus membayar terlebih dahulu, baru kemudian mengajukan klaim atau reimbursement pada perusahaan. Oleh karena itu diperlukan manajemen tunjangan yang baik, agar proses ini bisa dilakukan dengan mudah.

Program Reimbursement

Program reimbursement merupakan suatu proses penggantian sejumlah uang yang dilakukan perusahaan kepada karyawan, yang telah mengeluarkan dana untuk kepentingan perusahaan atau tunjangan yang memang telah dijanjikan oleh perusahaan tersebut. Kategori yang berhak direimburse oleh setiap perusahaan ini tidaklah sama, tergantung kebijakan masing masing.

Misalkan di perusahaan A terdapat klaim entertainment, sementara di perusahaan B tidak terdapat kategori tersebut. Semua ini kembali pada kebijakan dari perusahaan yang bersangkutan. Beberapa kategori umum yang direimburse oleh perusahaan yaitu dalam hal kesehatan, penggantian biaya penginapan, bahan bakar mobil dinas, dan lain sebagainya.

Setiap karyawan sendiri memiliki budget reimbursement yang berbeda beda, sesuai dengan jabatan atau posisinya di dalam perusahaan. Dan tentunya semua hal ini telah diatur oleh manajemen tunjangan perusahaan, yang sesuai dengan rencana anggaran guna menjaga kestabilan keuangan dari perusahaan itu sendiri.

Beberapa hal yang harus diperhatikan untuk mengajukan klaim atau reimbursement di antaranya yaitu penggantian dana dilakukan sesuai dengan SOP perusahaan, harus melengkapi dokumen pengajuan klaim yang meliputi kwitansi, invoice, bukti bayar, resep obat, surat dokter, dan lain sebagainya. Setelah itu segera ajukan proses klaim ke tim HR.

Prosedur Reimbursement dengan Teknologi

Sangat penting bagi HR atau departemen keuangan perusahaan untuk menentukan prosedur klaim yang tepat. Karena seorang karyawan tentunya tidak akan senang bila harus menutupi pengeluaran perusahaan, atau hak tunjangan yang dijanjikan tidak segera terpenuhi dan dirasakan.

Oleh karena itu, perusahaan harus membuat prosedur penggantian dana yang bersifat transparan. Dimana karyawan serta manajer mengetahui jenis pengeluaran terkait apa saja yang bisa diganti dan tidak dapat diganti oleh perusahaan. Dengan prosedur dan manajemen tunjangan yang jelas, maka akan menghindarkan perusahaan dari tuntutan karyawan. Proses reimbursement yang transparan merupakan salah satu langkah untuk membuat karyawan loyal kepada perusahaan

Terdapat beberapa hal penting yang bisa mempengaruhi kelancaran dari proses klaim tersebut. Selain menerapkan prosedur yang jelas, pastikan juga bahwa karyawan anda mengetahui keberadaannya dan jenis jenisnya. Sehingga anda pun bisa lebih menyederhanakan proses klaim tersebut.

Oleh karena itu dengan kemajuan teknologi yang saat ini semakin berkembang pesat, juga bisa dimanfaatkan dalam proses reimbursement ini. Dimana dengan adanya software HR, maka bisa membuat penggantian biaya menjadi lebih mudah dan sederhana. Hal ini akan menguntungkan baik untuk karyawan maupun perusahaan itu sendiri.

Beberapa tahapan dalam klaim tunjangan dengan menggunakan software HR antara lain pertama yaitu mengajukan request. Dimana karyawan yang telah melakukan aktivitas sesuai jenis reimburse, serta memerlukan penggantian biaya harus mengisi formulir request. Kemudian formulir tersebut akan langsung diterima oleh HR specialist.

HR specialist setiap bulannya akan mendapat banyak request penggantian dana dari karyawan, dengan berbagai macam reimburse. Di dalam software HR ini, pengajuan penggantian tersebut akan dikelompokkan berdasarkan jenisnya. Dan jika membutuhkan persetujuan dari HR manager, maka daftar request bisa langsung diteruskan kepada HR manager.

Selanjutnya pihak dari HR manager akan menerima daftar request yang telah dikirim, dan kemudian melakukan review terhadap pengajuan penggantian yang ada. Apabila telah sesuai dengan ketentuan atau SOP perusahaan, maka HR manager akan melakukan approve atau menyetujui pengajuan tersebut. Maka manajemen tunjangan pun bisa lebih mudah dilakukan.

Selanjutnya semua data pengajuan baik itu medical, travel, business, maupun reimburse lainnya yang telah dicatat oleh HR specialist dan disetujui oleh HR manager akan dilanjutkan kepada bagian payment. Data ini kemudian akan diproses oleh FI account payable atau HR payroll untuk melanjutkan proses penggantian.

Apabila payment tidak dilakukan bersamaan dengan payroll, maka pembayaran tersebut akan dilakukan oleh FI account payable. Sementara payment yang dilakukan bersamaan dengan payroll akan diproses langsung oleh HR payroll. Kemudian HR specialist nantinya akan menerima daftar reimburse payment yang telah selesai diproses.

Status dari reimbursement pun akan berubah menjadi selesai, dan karyawan bisa menerima haknya yang berupa dana penggantian dari pihak perusahaan. Dengan begitu hak dari karyawan akan terpenuhi dengan baik tanpa menimbulkan masalah, pekerjaan dari perusahaan pun bisa menjadi lebih mudah dengan adanya teknologi software HRD tersebut.

Kemudahan Klaim dengan Penggunaan Teknologi

Saat perusahaan masih berskala kecil atau menengah, mungkin manajemen tunjangan atau mengelola reimbursement terhadap beberapa karyawan masih tidak terlalu sulit. Namun bagaimana jika perusahaan telah berkembang dalam skala besar ? Tentunya bagian keuangan atau tim HR dari perusahaan akan mengalami kesulitan dalam mengelolanya.

Pada era modern seperti sekarang ini, mengajukan klaim kepada perusahaan tidak perlu repot lagi. Pasalnya karyawan tidak perlu lagi melakukan pengajuan penggantian atau reimbursement secara manual, dan menunggu lama dalam proses penggantian tersebut. Karena sudah ada perkembangan teknologi software HRD yang bisa membantu proses ini.

Dengan memanfaatkan software HRD, pengelolaan klaim bisa menjadi jauh lebih mudah, cepat, dan efisien. Sebab para karyawan bisa mengajukan sendiri reimbursement secara online melalui software tersebut, dimana prosesnya pun juga jauh lebih cepat. Karyawan yang telah mengajukan klaim ini bisa langsung segera disetujui, dan menerima haknya.

Kemajuan teknologi memang sangat berpengaruh di dalam bidang industri, oleh karena sayang sekali bila perusahaan perusahaan besar tidak memanfaatkannya dengan baik. Dengan penggunaan teknologi yang semakin canggih ini, pengelolaan tunjangan maupun proses klaim yang diajukan oleh karyawan bisa dengan mudah dilakukan.

Keamanan adalah prioritas, bukan opsi.
Kami akan memastikan Anda berada di tangan yang baik.

Mulai Sekarang